VPService

Algemene voorwaarden

Versie 1.0

1. Definities

In deze voorwaarden betekent:

2. Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden gelden voor elke aanbieding, overeenkomst en dienst tussen VP Service en de klant.
  2. Door bij het aanmelden akkoord te gaan, verklaart de klant deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst te hebben gelezen en te aanvaarden.
  3. Algemene of inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij de toepasselijkheid daarvan uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.
  4. Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

  1. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant zich via het platform aanmeldt, deze voorwaarden aanvaardt en de eerste betaling (incassomachtiging) succesvol is verwerkt, dan wel wanneer VP Service de aanmelding op andere wijze bevestigt.
  2. VP Service mag een aanmelding weigeren of nadere gegevens verlangen, bijvoorbeeld ter verificatie van de identiteit of de omvang van de organisatie.
  3. Vanaf vijftig werknemers is een interne meldprocedure wettelijk verplicht. Bij een aanmelding met vijftig of meer werknemers staat de module Interne meldprocedure (Wbk) daarom vooraf aangevinkt, met vermelding van de daaraan verbonden kosten. De klant kan die keuze bij het afsluiten zelf ongedaan maken, bijvoorbeeld omdat hij al een eigen meldregeling heeft. De module komt niet tot stand zonder dat de klant de aanmelding met die keuze bevestigt.

4. De dienst

  1. VP Service stelt een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon beschikbaar voor de medewerkers van de klant en biedt een beveiligd, end-to-end versleuteld meldkanaal.
  2. De inhoud van meldingen wordt versleuteld op het toestel van de melder en is voor VP Service en voor de klant niet leesbaar. Uitsluitend de toegewezen vertrouwenspersoon en de door hem aangewezen vaste vervanger, beiden LVV-geregistreerd en gebonden aan geheimhouding, kunnen de inhoud ontsleutelen. De vervanger behandelt de melding niet, maar kan het dossier openen wanneer de toegewezen vertrouwenspersoon uitvalt. Dit is een bewuste, kernwaarborg van de dienst.
  3. De omvang van de dienst, zoals reactietijden, het aantal inbegrepen consulturen, de keuze uit meerdere vertrouwenspersonen en aanvullende diensten, hangt af van het gekozen pakket zoals weergegeven bij het afsluiten.
  4. VP Service registreert bewust geen IP-adressen van melders en verwerkt gegevens uitsluitend binnen de Europese Unie (primaire opslag in Nederland, back-ups binnen de EU).
  5. De klant ontvangt een geanonimiseerde rapportage (jaarverslag) met aantallen per categorie en uitkomst. Om herleiding tot een individuele melder te voorkomen worden categorieën met minder dan vijf meldingen niet uitgesplitst. De rapportage bevat geen namen, geen gespreksinhoud en geen andere herleidbare gegevens.

5. Onafhankelijkheid en geheimhouding van de vertrouwenspersoon

  1. De vertrouwenspersoon oefent zijn rol onafhankelijk en volgens de LVV-beroepsstandaard uit. Hij bepaalt zelf, binnen de wettelijke en beroepsmatige kaders, hoe hij een melding of gesprek begeleidt.
  2. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Hij deelt geen herleidbare informatie over een melding met de klant of met VP Service, tenzij de melder daarvoor toestemming geeft of een wettelijke plicht dat vereist.
  3. De klant onthoudt zich van elke poging om de identiteit van een melder of de inhoud van een melding te achterhalen of om de vertrouwenspersoon in zijn onafhankelijke taakuitoefening te beïnvloeden.
  4. VP Service en de klant zijn niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke professionele oordelen van de vertrouwenspersoon.

6. Beschikbaarheid, vervanging en onderhoud

  1. VP Service spant zich in voor een goede beschikbaarheid van het platform, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Wij mogen het platform tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging, waar mogelijk buiten kantooruren en met redelijke aankondiging bij ingrijpend onderhoud.
  2. Bij aangekondigde afwezigheid of onbeschikbaarheid van de vertrouwenspersoon wordt een vervangende, eveneens LVV-gecertificeerde vertrouwenspersoon (backup) ingezet, zodat het meldkanaal bereikbaar blijft.
  3. Daarnaast wijst elke vertrouwenspersoon een vaste vervanger aan: een eveneens LVV-gecertificeerde collega die doorlopend als tweede sleutelhouder aan nieuwe meldingen wordt gekoppeld. Die vervanger behandelt de melding niet, maar kan het dossier openen wanneer de vertrouwenspersoon wegvalt. Hij is aan dezelfde geheimhouding en beroepscode gebonden. VP Service koppelt een vertrouwenspersoon zonder bevestigde vaste vervanger niet aan een organisatie.
  4. Wie een melding kan ontsleutelen, ligt vast op het moment waarop die melding wordt ingediend. Valt de vertrouwenspersoon weg terwijl er voor die melding nog geen tweede sleutelhouder was, dan is de inhoud daarvan voor niemand meer leesbaar, ook niet voor VP Service. Dat is een gevolg van de end-to-end-versleuteling die de vertrouwelijkheid waarborgt en is achteraf niet te herstellen.
  5. De genoemde reactietijden per pakket zijn streeftijden voor een eerste reactie op werkdagen en gelden niet als fatale termijnen.

7. Integriteitsmeldingen (Wet bescherming klokkenluiders)

  1. Voor integriteits- en misstandmeldingen kan VP Service optreden als extern, onafhankelijk meldkanaal in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders. VP Service bewaakt daarbij de procedure, de wettelijke termijnen (ontvangstbevestiging en terugkoppeling) en de bescherming van de melder.
  2. De in het vorige lid genoemde procedurele waarborgen, waaronder het bijhouden van het meldregister en de bewaking van de wettelijke termijnen, maken deel uit van de module Interne meldprocedure (Wbk). Neemt de klant die module niet af, dan blijft het meldpunt bereikbaar voor misstandmeldingen, een melder wordt immers niet geweigerd, maar behandelt VP Service een dergelijke melding als reguliere dienstverlening tegen het in artikel 10 bedoelde uurtarief voor integriteitsmeldingen, zonder dat VP Service instaat voor de in dit artikel genoemde waarborgen of voor de naleving door de klant van diens wettelijke verplichtingen. VP Service stelt de klant in dat geval op de hoogte zodra een misstandmelding is ontvangen.
  3. De beoordeling of een melding onder de regeling valt en de bewaking van de wettelijke termijnen liggen bij een meldfunctionaris. Dat is een andere persoon dan de vertrouwenspersoon die de melder begeleidt; die scheiding volgt uit de wet en voorkomt dat dezelfde persoon een melding beoordeelt die hij zelf begeleidt. De meldfunctionaris is LVV-geregistreerd, gebonden aan geheimhouding en kan de inhoud van een misstandmelding lezen. Meldingen die niet als misstand zijn ingediend, zijn voor hem niet toegankelijk.
  4. Het feitelijke onderzoek naar een vermoede misstand en het treffen van maatregelen blijven de verantwoordelijkheid van de klant als werkgever. VP Service voert geen waarheidsvinding uit en neemt geen arbeidsrechtelijke of organisatorische besluiten.
  5. Het recht van een melder om zich rechtstreeks tot een bevoegde externe autoriteit te wenden, blijft onverkort bestaan.
  6. Het meldpunt biedt de drie meldkanalen die de wet verlangt: schriftelijk via het beveiligde formulier, mondeling in een telefoongesprek met de vertrouwenspersoon, en desgevraagd een persoonlijk gesprek. Van een mondelinge melding of een gesprek legt de vertrouwenspersoon met medeweten van de melder een verslag in het dossier vast.
  7. Acht de klant onderzoek door een extern onderzoeksbureau wenselijk, dan wordt een melding daaraan uitsluitend overgedragen nadat de melder daarvoor in het meldportaal uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven én die toestemming heeft bevestigd. Zonder die bevestiging vindt geen overdracht plaats. VP Service kan de inhoud van een melding niet ontsleutelen en deelt die dus ook niet zelf; de overdracht gebeurt door de vertrouwenspersoon. De klant is opdrachtgever van een dergelijk onderzoek en draagt de kosten daarvan.

8. Verplichtingen van de klant

  1. De klant verstrekt juiste en volledige bedrijfs- en contactgegevens en houdt deze actueel in het klantportaal.
  2. De klant informeert zijn medewerkers actief over het bestaan, het doel en het gebruik van het meldpunt.
  3. De klant gebruikt de dienst alleen voor het beoogde doel en niet voor onrechtmatige doeleinden, en houdt inloggegevens vertrouwelijk.
  4. De klant is verantwoordelijk voor het naleven van zijn eigen wettelijke verplichtingen als werkgever, waaronder de verplichting op grond van de Arbeidsomstandighedenwet tot het voeren van aantoonbaar beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, een eventuele uit de cao voortvloeiende verplichting tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon, en, vanaf vijftig werknemers, het hebben van een interne meldprocedure op grond van de Wet bescherming klokkenluiders.

9. Abonnement, tarieven en betaling

  1. Het abonnement wordt per maand gefactureerd tegen het tarief van het gekozen pakket. Genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
  2. Betaling verloopt via automatische SEPA-incasso. De klant zorgt voor een geldige machtiging en voldoende saldo.
  3. Bij een mislukte of gestorneerde incasso mag VP Service herinneringen sturen, redelijke incassokosten in rekening brengen en de dienst opschorten totdat de betaling is voldaan.
  4. VP Service mag de tarieven jaarlijks en bij wijziging van kosten aanpassen. Een prijswijziging wordt ten minste één maand vooraf aangekondigd. Is de klant het niet eens met een prijsverhoging, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
  5. Op abonnementen die tijdens de introductieperiode zijn afgesloten geldt een prijsgarantie: het maandtarief van het gekozen pakket wordt gedurende vierentwintig maanden na ingangsdatum niet verhoogd. Het recht op tariefaanpassing uit het vorige lid geldt voor die abonnementen pas na afloop van die periode. De garantie geldt voor het maandtarief van het pakket; losse diensten, add-ons en uurtarieven vallen er niet onder, en het abonnement blijft maandelijks opzegbaar.
  6. Facturen worden elektronisch verstrekt. De klant kan een eigen inkoop-/referentienummer opgeven dat op de factuur wordt vermeld.

10. Inbegrepen consulturen en aanvullende diensten

  1. Een pakket kan een jaarlijks tegoed aan inbegrepen consulturen bevatten. Dit tegoed is niet overdraagbaar naar een volgend jaar en niet inwisselbaar voor geld.
  2. Consulturen boven het inbegrepen tegoed en aanvullende diensten (zoals workshops of een PSA-scan) worden afzonderlijk in rekening gebracht tegen het op dat moment geldende tarief.
  3. Bestede tijd wordt geregistreerd en gefactureerd in eenheden van 30 minuten, naar boven afgerond op een hele eenheid. Een inzet van 1 uur en 15 minuten wordt dus als 1,5 uur in rekening gebracht.
  4. Voor uren op een melding die onder de Wet bescherming klokkenluiders valt (integriteitsmelding) geldt een hoger uurtarief dan voor reguliere uren, vanwege de wettelijke termijnen en het zwaardere regime. Een inbegrepen urentegoed wordt eerst op reguliere uren in mindering gebracht.
  5. Inbegrepen consulturen zijn kosteloos op voorwaarde dat het abonnement ten minste twaalf maanden ononderbroken loopt. Beëindigt de klant het abonnement binnen twaalf maanden na ingang, dan mag VP Service de in die periode gebruikte inbegrepen consulturen alsnog in rekening brengen tegen het geldende uurtarief.

11. Looptijd, opzegging en opschorting

  1. Het abonnement is maandelijks opzegbaar zonder minimumtermijn. Opzegging kan via het klantportaal en gaat in aan het einde van de lopende maand. Reeds gefactureerde bedragen worden niet terugbetaald.
  2. VP Service mag de overeenkomst opschorten of beëindigen als de klant zijn verplichtingen niet nakomt, bij uitblijvende betaling, bij misbruik van de dienst, of bij een faillissement of surséance van betaling van de klant.
  3. Na opzegging blijft het meldpunt beschikbaar tot het einde van de betaalde periode. Vanaf de opzegging worden geen nieuwe meldingen meer aangenomen; lopende meldingen rondt de vertrouwenspersoon af en de melder houdt tot dat moment toegang tot zijn eigen dossier. Zodra de betaalde periode is verstreken en er geen lopende meldingen meer zijn, eindigt de toegang tot het platform. Voor de bewaring en verwijdering van gegevens na beëindiging geldt hetgeen is bepaald in de verwerkersovereenkomst.

12. Verwerking van persoonsgegevens en beveiliging

  1. Bij de uitvoering van de dienst verwerkt VP Service persoonsgegevens. De klant is verwerkingsverantwoordelijke, VP Service is verwerker. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst (DPA), die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en die de klant in het klantportaal ondertekent.
  2. VP Service verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU en treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder end-to-end encryptie van meldingsinhoud, versleuteling van bijzondere persoonsgegevens, toegangsscheiding per organisatie en een controleerbaar auditspoor.
  3. Bij tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat, voor het onderwerp gegevensbescherming, de verwerkersovereenkomst voor.

13. Geheimhouding

  1. Partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfsinformatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.
  2. Deze verplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.

14. Intellectueel eigendom

  1. Alle rechten op het platform, de software, de vormgeving, teksten en overige materialen van VP Service blijven bij VP Service of haar licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
  2. Stelt VP Service co-branding of eigen huisstijl van de klant op de meldpagina in, dan blijven de merkrechten van de klant bij de klant. De klant staat ervoor in dat hij gerechtigd is die materialen te gebruiken en vrijwaart VP Service voor aanspraken van derden hierover.
  3. Zolang het abonnement actief is, mag de klant het door VP Service verstrekte waarmerk 'Veilige werkomgeving' tonen op zijn eigen website en in vacatures, met de door VP Service verstrekte verificatielink. Dat gebruiksrecht is niet overdraagbaar en eindigt zodra het abonnement eindigt; de klant verwijdert het waarmerk dan uit zijn uitingen. VP Service mag de verificatiepagina van een beëindigd waarmerk op inactief zetten.

15. Aansprakelijkheid

  1. VP Service levert de dienst met zorg en deskundigheid, maar geeft geen garantie op een specifieke uitkomst van een melding of traject.
  2. De aansprakelijkheid van VP Service is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het abonnement heeft betaald.
  3. VP Service is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door tijdelijke onbeschikbaarheid van het platform.
  4. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van VP Service.
  5. De klant vrijwaart VP Service voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het handelen of nalaten van de klant of uit het niet naleven van zijn wettelijke verplichtingen als werkgever.
  6. De inhoudelijke begeleiding wordt geleverd door een onafhankelijke, LVV-gecertificeerde vertrouwenspersoon die daarvoor een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanhoudt. VP Service is niet aansprakelijk voor de professionele oordelen en handelingen van de vertrouwenspersoon; die verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid rusten op de vertrouwenspersoon zelf. De afspraken tussen VP Service, de klant en de vertrouwenspersoon zijn op elkaar afgestemd (back-to-back), zodat aansprakelijkheid rust bij de partij die de betreffende prestatie levert.

16. Overmacht

  1. Bij overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Onder overmacht valt onder meer een storing bij toeleveranciers of hostingpartijen, een cyberaanval, een stroom- of internetstoring, en overheidsmaatregelen.
  2. Duurt een overmachtsituatie langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder aansprakelijk te zijn voor schade.

17. Inschakeling van derden

  1. VP Service mag bij de uitvoering van de dienst derden inschakelen, waaronder de zelfstandige vertrouwenspersonen en toeleveranciers voor hosting, betaling, e-mail en sms.
  2. Voor verwerkers geldt hetgeen in de verwerkersovereenkomst is bepaald over subverwerkers. VP Service kiest uitsluitend partijen die gegevens binnen de EU verwerken.

18. Klachten en geschillen

  1. Een klacht over de dienstverlening kan de klant melden via info@vpservice.nl. VP Service bevestigt de ontvangst binnen zeven dagen en reageert inhoudelijk binnen zes weken.
  2. Een klacht over het handelen van een vertrouwenspersoon kan daarnaast rechtstreeks worden ingediend bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, die daarvoor een eigen, van VP Service onafhankelijke procedure kent.
  3. Acht VP Service een klacht over een vertrouwenspersoon ernstig, dan kan zij de koppeling met die vertrouwenspersoon opschorten zolang de klacht loopt.
  4. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op.
  5. De klachtroute staat beschreven op https://vpservice.nl/klachten/.

19. Wijziging van de voorwaarden

  1. VP Service mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt vooraf bekendgemaakt.
  2. Bij een wezenlijke wijziging vraagt VP Service de klant opnieuw om akkoord. Gaat de klant niet akkoord, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

20. Overige bepalingen

  1. De klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder schriftelijke toestemming van VP Service overdragen aan een derde. VP Service mag de overeenkomst wel overdragen in het kader van een overname of reorganisatie.
  2. Deze voorwaarden, samen met het gekozen abonnement en de verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst en vervangen eerdere afspraken over hetzelfde onderwerp.
  3. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgorde: (a) de verwerkersovereenkomst voor het onderwerp gegevensbescherming, (b) de specifieke afspraken van het gekozen abonnement, (c) deze algemene voorwaarden.

21. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar VP Service is gevestigd, tenzij een dwingende wetsbepaling een andere rechter aanwijst.

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via info@vpservice.nl.