Algemene voorwaarden

Versie 2026-07

Dit is een conceptversie als startpunt. De definitieve voorwaarden worden nog juridisch getoetst.

1. Definities

In deze voorwaarden betekent:

VP Service / wij / ons: VP Service, de eenmanszaak die het platform en de dienst aanbiedt.
Klant / u: de werkgever (rechtspersoon of onderneming) die een abonnement afsluit.
Overeenkomst: de afspraak tussen VP Service en de klant over de dienst, inclusief deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en het gekozen abonnement.
Dienst: het beschikbaar stellen van een externe vertrouwenspersoon en het beveiligde meldplatform, met de functionaliteit die bij het gekozen pakket hoort.
Vertrouwenspersoon (VP): de LVV-gecertificeerde externe vertrouwenspersoon die via VP Service aan de klant wordt gekoppeld.
Platform: de online omgeving van VP Service (meldpagina, klant-, VP- en beheerportaal).
Melder: een medewerker of andere betrokkene van de klant die het meldkanaal gebruikt.
Melding: een via het platform ingediende kwestie, met de bijbehorende communicatie en dossiervorming.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke aanbieding, overeenkomst en dienst tussen VP Service en de klant.
Door bij het aanmelden akkoord te gaan, verklaart de klant deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst te hebben gelezen en te aanvaarden.
Algemene of inkoopvoorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij de toepasselijkheid daarvan uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.
Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant zich via het platform aanmeldt, deze voorwaarden aanvaardt en de eerste betaling (incassomachtiging) succesvol is verwerkt, dan wel wanneer VP Service de aanmelding op andere wijze bevestigt.
VP Service mag een aanmelding weigeren of nadere gegevens verlangen, bijvoorbeeld ter verificatie van de identiteit of de omvang van de organisatie.

4. De dienst

VP Service stelt een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon beschikbaar voor de medewerkers van de klant en biedt een beveiligd, end-to-end versleuteld meldkanaal.
De inhoud van meldingen wordt versleuteld op het toestel van de melder en is voor VP Service en voor de klant niet leesbaar. Alleen de toegewezen vertrouwenspersoon kan de inhoud ontsleutelen. Dit is een bewuste, kernwaarborg van de dienst.
De omvang van de dienst, zoals reactietijden, het aantal inbegrepen consulturen, de keuze uit meerdere vertrouwenspersonen en aanvullende diensten, hangt af van het gekozen pakket zoals weergegeven bij het afsluiten.
VP Service registreert bewust geen IP-adressen van melders en verwerkt gegevens uitsluitend binnen de Europese Unie (primaire opslag in Nederland, back-ups binnen de EU).

5. Onafhankelijkheid en geheimhouding van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon oefent zijn rol onafhankelijk en volgens de LVV-beroepsstandaard uit. Hij bepaalt zelf, binnen de wettelijke en beroepsmatige kaders, hoe hij een melding of gesprek begeleidt.
De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Hij deelt geen herleidbare informatie over een melding met de klant of met VP Service, tenzij de melder daarvoor toestemming geeft of een wettelijke plicht dat vereist.
De klant onthoudt zich van elke poging om de identiteit van een melder of de inhoud van een melding te achterhalen of om de vertrouwenspersoon in zijn onafhankelijke taakuitoefening te beïnvloeden.
VP Service en de klant zijn niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke professionele oordelen van de vertrouwenspersoon.

6. Beschikbaarheid, vervanging en onderhoud

VP Service spant zich in voor een goede beschikbaarheid van het platform, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Wij mogen het platform tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging, waar mogelijk buiten kantooruren en met redelijke aankondiging bij ingrijpend onderhoud.
Bij afwezigheid of onbeschikbaarheid van de vertrouwenspersoon wordt, waar nodig, een vervangende gecertificeerde vertrouwenspersoon (backup) ingezet, zodat de continuïteit van het meldkanaal gewaarborgd blijft.
De genoemde reactietijden per pakket zijn streeftijden voor een eerste reactie op werkdagen en gelden niet als fatale termijnen.

7. Integriteitsmeldingen (Wet bescherming klokkenluiders)

Voor integriteits- en misstandmeldingen kan VP Service optreden als extern, onafhankelijk meldkanaal in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders. VP Service bewaakt daarbij de procedure, de wettelijke termijnen (ontvangstbevestiging en terugkoppeling) en de bescherming van de melder.
Het feitelijke onderzoek naar een vermoedde misstand en het treffen van maatregelen blijven de verantwoordelijkheid van de klant als werkgever. VP Service voert geen waarheidsvinding uit en neemt geen arbeidsrechtelijke of organisatorische besluiten.
Het recht van een melder om zich rechtstreeks tot een bevoegde externe autoriteit te wenden, blijft onverkort bestaan.

8. Verplichtingen van de klant

De klant verstrekt juiste en volledige bedrijfs- en contactgegevens en houdt deze actueel in het klantportaal.
De klant informeert zijn medewerkers actief over het bestaan, het doel en het gebruik van het meldpunt.
De klant gebruikt de dienst alleen voor het beoogde doel en niet voor onrechtmatige doeleinden, en houdt inloggegevens vertrouwelijk.
De klant is verantwoordelijk voor het naleven van zijn eigen wettelijke verplichtingen als werkgever, waaronder de verplichting tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon en, waar van toepassing, het hebben van een interne meldregeling.

9. Abonnement, tarieven en betaling

Het abonnement wordt per maand gefactureerd tegen het tarief van het gekozen pakket. Genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Betaling verloopt via automatische SEPA-incasso. De klant zorgt voor een geldige machtiging en voldoende saldo.
Bij een mislukte of gestorneerde incasso mag VP Service herinneringen sturen, redelijke incassokosten in rekening brengen en de dienst opschorten totdat de betaling is voldaan.
VP Service mag de tarieven jaarlijks en bij wijziging van kosten aanpassen. Een prijswijziging wordt ten minste één maand vooraf aangekondigd. Is de klant het niet eens met een prijsverhoging, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
Op abonnementen die tijdens de introductieperiode zijn afgesloten geldt een prijsgarantie: het maandtarief van het gekozen pakket wordt gedurende vierentwintig maanden na ingangsdatum niet verhoogd. Het recht op tariefaanpassing uit het vorige lid geldt voor die abonnementen pas na afloop van die periode. De garantie geldt voor het maandtarief van het pakket; losse diensten, add-ons en uurtarieven vallen er niet onder, en het abonnement blijft maandelijks opzegbaar.
Facturen worden elektronisch verstrekt. De klant kan een eigen inkoop-/referentienummer opgeven dat op de factuur wordt vermeld.

10. Inbegrepen consulturen en aanvullende diensten

Een pakket kan een jaarlijks tegoed aan inbegrepen consulturen bevatten. Dit tegoed is niet overdraagbaar naar een volgend jaar en niet inwisselbaar voor geld.
Consulturen boven het inbegrepen tegoed en aanvullende diensten (zoals workshops of een PSA-scan) worden afzonderlijk in rekening gebracht tegen het op dat moment geldende tarief.
Bestede tijd wordt geregistreerd en gefactureerd in eenheden van 30 minuten, naar boven afgerond op een hele eenheid. Een inzet van 1 uur en 15 minuten wordt dus als 1,5 uur in rekening gebracht.
Voor uren op een melding die onder de Wet bescherming klokkenluiders valt (integriteitsmelding) geldt een hoger uurtarief dan voor reguliere uren, vanwege de wettelijke termijnen en het zwaardere regime. Een inbegrepen urentegoed wordt eerst op reguliere uren in mindering gebracht.
Inbegrepen consulturen zijn kosteloos op voorwaarde dat het abonnement ten minste twaalf maanden ononderbroken loopt. Beëindigt de klant het abonnement binnen twaalf maanden na ingang, dan mag VP Service de in die periode gebruikte inbegrepen consulturen alsnog in rekening brengen tegen het geldende uurtarief.

11. Looptijd, opzegging en opschorting

Het abonnement is maandelijks opzegbaar zonder minimumtermijn. Opzegging kan via het klantportaal en gaat in aan het einde van de lopende maand. Reeds gefactureerde bedragen worden niet terugbetaald.
VP Service mag de overeenkomst opschorten of beëindigen als de klant zijn verplichtingen niet nakomt, bij uitblijvende betaling, bij misbruik van de dienst, of bij een faillissement of surséance van betaling van de klant.
Bij beëindiging vervalt de toegang tot het platform. Voor de bewaring en verwijdering van gegevens na beëindiging geldt hetgeen is bepaald in de verwerkersovereenkomst.

12. Verwerking van persoonsgegevens en beveiliging

Bij de uitvoering van de dienst verwerkt VP Service persoonsgegevens. De klant is verwerkingsverantwoordelijke, VP Service is verwerker. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst (DPA), die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en die de klant in het klantportaal ondertekent.
VP Service verwerkt persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU en treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder end-to-end encryptie van meldingsinhoud, versleuteling van bijzondere persoonsgegevens, toegangsscheiding per organisatie en een controleerbaar auditspoor.
Bij tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat, voor het onderwerp gegevensbescherming, de verwerkersovereenkomst voor.

13. Geheimhouding

Partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfsinformatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst.
Deze verplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.

14. Intellectueel eigendom

Alle rechten op het platform, de software, de vormgeving, teksten en overige materialen van VP Service blijven bij VP Service of haar licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
Stelt VP Service co-branding of eigen huisstijl van de klant op de meldpagina in, dan blijven de merkrechten van de klant bij de klant. De klant staat ervoor in dat hij gerechtigd is die materialen te gebruiken en vrijwaart VP Service voor aanspraken van derden hierover.

15. Aansprakelijkheid

VP Service levert de dienst met zorg en deskundigheid, maar geeft geen garantie op een specifieke uitkomst van een melding of traject.
De aansprakelijkheid van VP Service is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het abonnement heeft betaald.
VP Service is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door tijdelijke onbeschikbaarheid van het platform.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van VP Service.
De klant vrijwaart VP Service voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het handelen of nalaten van de klant of uit het niet naleven van zijn wettelijke verplichtingen als werkgever.
De inhoudelijke begeleiding wordt geleverd door een onafhankelijke, LVV-gecertificeerde vertrouwenspersoon die daarvoor een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanhoudt. VP Service is niet aansprakelijk voor de professionele oordelen en handelingen van de vertrouwenspersoon; die verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid rusten op de vertrouwenspersoon zelf. De afspraken tussen VP Service, de klant en de vertrouwenspersoon zijn op elkaar afgestemd (back-to-back), zodat aansprakelijkheid rust bij de partij die de betreffende prestatie levert.

16. Overmacht

Bij overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Onder overmacht valt onder meer een storing bij toeleveranciers of hostingpartijen, een cyberaanval, een stroom- of internetstoring, en overheidsmaatregelen.
Duurt een overmachtsituatie langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder aansprakelijk te zijn voor schade.

17. Inschakeling van derden

VP Service mag bij de uitvoering van de dienst derden inschakelen, waaronder de zelfstandige vertrouwenspersonen en toeleveranciers voor hosting, betaling, e-mail en sms.
Voor verwerkers geldt hetgeen in de verwerkersovereenkomst is bepaald over subverwerkers. VP Service kiest uitsluitend partijen die gegevens binnen de EU verwerken.

18. Klachten en geschillen

Een klacht over de dienst kan de klant melden via info@vpservice.nl. VP Service reageert binnen een redelijke termijn.
Een klacht over het optreden van een vertrouwenspersoon kan daarnaast worden voorgelegd via de klachtenregeling van de LVV.

19. Wijziging van de voorwaarden

VP Service mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt vooraf bekendgemaakt.
Bij een wezenlijke wijziging vraagt VP Service de klant opnieuw om akkoord. Gaat de klant niet akkoord, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

20. Overige bepalingen

De klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder schriftelijke toestemming van VP Service overdragen aan een derde. VP Service mag de overeenkomst wel overdragen in het kader van een overname of reorganisatie.
Deze voorwaarden, samen met het gekozen abonnement en de verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst en vervangen eerdere afspraken over hetzelfde onderwerp.
Bij tegenstrijdigheid geldt de volgorde: (a) de verwerkersovereenkomst voor het onderwerp gegevensbescherming, (b) de specifieke afspraken van het gekozen abonnement, (c) deze algemene voorwaarden.

21. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar VP Service is gevestigd, tenzij een dwingende wetsbepaling een andere rechter aanwijst.

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via info@vpservice.nl.